Le tableur n’est pas un mauvais outil. Il est même le bon outil pour la plupart des choses qu’on lui demande : compter, trier, additionner. Si la quasi-totalité des fondations et des fonds de dotation instruisent leurs appels à projets avec un tableur, ce n’est pas par négligence — c’est parce qu’il est gratuit, immédiat, et que tout le monde sait s’en servir.
Le problème n’est pas le tableur. C’est le tableur qui circule. À partir du moment où il part en pièce jointe vers trois membres du comité, il cesse d’être un tableau et devient un système d’information non déclaré, avec ses copies, ses versions et ses destinataires que plus personne ne recense.
Voici ce qui se joue réellement, sans dramatiser et sans minimiser.
1. La traçabilité : qui a écrit cette note, et quand ?
Un tableur ne dit pas qui a modifié quoi. Il dit ce qu’il contient aujourd’hui.
Tant que tout va bien, c’est sans conséquence. Cela cesse de l’être le jour où une décision est contestée — par un candidat qui demande les motifs de son refus, par un administrateur qui s’étonne d’un dossier retenu, par un commissaire aux comptes qui vérifie l’usage des fonds affectés.
La question posée est alors toujours la même : sur quelle base cette décision a-t-elle été prise, et par qui ? Un tableur y répond mal. La colonne « avis » contient une phrase, sans auteur ni date. La version de novembre a écrasé celle d’octobre. Le fichier joint au compte rendu du comité n’est pas tout à fait celui qui a servi en séance, et personne ne saurait dire lequel fait foi.
Ce n’est pas un risque juridique majeur pour la plupart des fondations. C’est un risque de crédibilité, et il se matérialise au pire moment : quand on vous demande de justifier.
2. L’égalité de traitement : le dossier lu à 23 h
Un appel à projets promet, explicitement ou non, que tous les dossiers seront examinés selon les mêmes critères. Le tableur ne garantit rien de tel.
Il n’oblige pas à remplir toutes les colonnes. Il ne signale pas qu’un dossier n’a reçu qu’une seule évaluation quand les autres en ont reçu trois. Il ne détecte pas que le membre du comité qui a noté le dossier n° 12 en est administrateur. Il accepte volontiers qu’un critère soit noté sur 5 pour les vingt premiers dossiers et sur 10 pour les suivants, parce que quelqu’un a changé d’idée en cours de lecture.
Aucune de ces situations n’est malhonnête. Toutes se produisent, régulièrement, dans des comités sérieux — parce que rien dans l’outil ne les empêche ni ne les signale.
La conséquence n’est pas qu’on finance de mauvais projets. C’est qu’on ne peut pas démontrer qu’on a traité les candidats de la même façon.
3. Les données personnelles : ce que contient réellement le fichier
C’est le point sur lequel l’écart entre la perception et la réalité est le plus grand.
Un dossier de demande de subvention contient des données personnelles : noms et coordonnées des dirigeants, parfois des CV, parfois des données relatives aux bénéficiaires de l’action financée — et, dans le champ social, médico-social ou de l’insertion, ces dernières peuvent relever de catégories particulières au sens du RGPD.
Ces données, dans l’organisation par tableur, se retrouvent :
- dans la boîte aux lettres de chaque membre du comité, y compris les bénévoles, y compris sur leur messagerie personnelle ;
- dans les sauvegardes de ces boîtes, pour une durée que personne n’a fixée ;
- dans les téléchargements de leurs ordinateurs, où elles resteront après la fin de leur mandat ;
- parfois sur un espace de partage grand public, dont la localisation n’est pas toujours européenne.
Les obligations correspondantes ne sont pas exotiques : savoir quelles données on détient, pour quelle finalité, combien de temps, et qui y accède. Un tableur diffusé rend ces quatre questions littéralement insolubles — non pas difficiles : insolubles, puisque le nombre de copies n’est pas connu.
Ajoutons la question qu’on ne se pose jamais : que devient le dossier d’un candidat non retenu ? Il n’y a pas de raison de conserver indéfiniment le dossier d’une structure à qui l’on a dit non. Encore faut-il pouvoir le supprimer partout.
4. La mémoire : le départ du chargé de mission
Le quatrième risque est le plus silencieux. La connaissance accumulée sur un candidat — il avait sollicité la fondation en 2024, le projet n’était pas mûr, on lui avait suggéré de revenir — vit dans un tableur, un dossier de messagerie et la tête d’une personne.
Quand cette personne part, la fondation reperd trois ans de relations. Le candidat qui revient est traité comme un inconnu ; il s’en aperçoit, et le dit.
Pour une structure dont la valeur tient précisément à la qualité de son réseau et de son jugement accumulé, c’est probablement le coût le plus élevé de la liste — et le seul qui n’apparaisse jamais dans un audit.
Mesurer avant de changer d’outil
Rien de tout cela n’impose de changer d’outil demain matin. Mais il existe un test simple, qui prend une demi-heure et qui se fait avec ce qu’on a.
Prenez un dossier refusé lors de la campagne précédente, et répondez :
- Qui l’a évalué, et à quelle date ?
- Quelle note a-t-il obtenue sur chaque critère, et le barème était-il le même que pour les autres ?
- Un évaluateur avait-il un lien avec la structure candidate ?
- Combien d’exemplaires de son dossier existent aujourd’hui, et où ?
- Que lui a-t-on écrit pour lui annoncer le refus ?
Si les cinq réponses viennent en dix minutes, l’organisation actuelle tient. Si trois d’entre elles supposent de retrouver un courriel, c’est que le tableur a cessé d’être un tableau — et qu’il faudrait au moins savoir ce qu’il est devenu.