Le comité a siégé, les huit lauréats sont désignés, les courriers sont partis. Pour l’équipe qui a mené la campagne, l’appel à projets est terminé.
Il ne l’est pas tout à fait. Il reste la partie qu’on ne prépare jamais et qu’on subit toujours : le moment, six mois ou trois ans plus tard, où quelqu’un demande à voir. Un administrateur qui prépare le rapport d’activité. Un candidat non retenu qui redépose et voudrait comprendre. Un commissaire aux comptes qui vérifie l’affectation des fonds. Un mécène qui veut savoir ce qu’est devenue sa dotation.
Ce qu’il faut alors produire tient en trois choses : ce qui a été décidé, sur quelle base, et la preuve que la base était la même pour tout le monde.
Ce qui a été décidé
Le plus facile — et pourtant celui qui manque le plus souvent sous une forme exploitable.
La liste des dossiers reçus, avec pour chacun : le nom de la structure, l’objet, le montant demandé, la décision, le montant accordé, la date. C’est le socle du rapport d’activité, du tableau de suivi des engagements et de toute réponse à une question du conseil.
Le critère de qualité est simple : cette liste doit exister sous forme de fichier, pas de courriel. Un export qui s’ouvre dans un tableur, complet, à jour, produit en une manipulation. Si le reconstituer suppose de relire les comptes rendus de séance, la campagne n’est pas classée — elle est éparpillée.
Une précision qui a son importance : cette liste doit contenir les refus autant que les acceptations. Le taux de sélection est une des rares statistiques qu’on vous demandera à coup sûr, et il ne se calcule pas sans dénominateur.
Sur quelle base
C’est la partie qui distingue une décision d’une préférence.
Il faut pouvoir montrer, pour un dossier donné : la grille utilisée, les notes obtenues critère par critère, le nom des évaluateurs, et les déclarations de conflit d’intérêt. Non pas pour les publier — rien n’y oblige, et il y a de bonnes raisons de ne pas le faire — mais pour pouvoir les ressortir le jour où la décision est mise en cause.
Cela suppose deux choses au moment de la campagne, pas après :
Que les évaluations soient attribuées. Une note sans évaluateur ne prouve rien. Une note avec évaluateur et date documente une procédure.
Que la grille soit figée avant l’ouverture. Une grille modifiée en cours d’instruction rend toutes les notes incomparables entre elles, et l’on ne peut plus rien démontrer du tout — même si la décision finale était excellente.
Que la base était la même pour tous
C’est la question la plus délicate, parce qu’elle porte sur ce qu’on n’a pas fait.
Un candidat qui conteste ne dit presque jamais « ma note est fausse ». Il dit « je n’ai pas été traité comme les autres ». La réponse ne se trouve pas dans son dossier, mais dans l’ensemble : tous les dossiers ont-ils reçu le même nombre d’évaluations ? Le même barème ? Les mêmes délais pour compléter une pièce manquante ?
Un journal des actions — qui a fait quoi, et quand — ne rend pas la procédure équitable ; il rend possible de vérifier qu’elle l’a été. C’est une différence de nature, et c’est tout ce qu’on peut demander à un outil.
Ce qu’il faut effacer, aussi
La reddition de comptes a un jumeau qu’on oublie : la conservation limitée.
Le dossier d’un candidat non retenu n’a pas vocation à rester indéfiniment. Il contient des données personnelles — dirigeants, salariés, parfois bénéficiaires de l’action — collectées pour une finalité précise, qui s’est éteinte le jour du refus. Décider d’une durée de conservation, l’écrire, et pouvoir l’appliquer fait partie du même travail que garder la trace des décisions. Les deux mouvements sont inverses, et ils vont ensemble : on conserve ce qui prouve la décision, on efface ce qui ne sert plus qu’à encombrer.
Là encore, le test est concret : sauriez-vous supprimer aujourd’hui l’intégralité des dossiers refusés lors de la campagne 2024 ? Toutes copies comprises ?
Ce qui vient après, et que nous ne couvrons pas
Une fois la décision prise et notifiée, une fondation entre dans une autre phase : la convention de subvention, le versement des tranches, les rapports intermédiaires du bénéficiaire, le suivi budgétaire de l’emploi des fonds.
C’est un métier distinct, avec ses obligations propres. Il reste hors du périmètre de DealFlux, qui couvre la sélection — de l’ouverture de l’appel jusqu’à la décision, son export et sa trace. Nous préférons le dire ici plutôt que de laisser croire qu’un outil de sélection suffit à tenir un portefeuille de subventions : il ne suffit pas, et une fondation qui découvrirait la limite après coup aurait raison de nous le reprocher.
Le bon moment pour s’en occuper
Aucune des exigences décrites ici ne se satisfait après la clôture. Une évaluation non attribuée ne se réattribue pas ; une grille modifiée en cours de route ne se dé-modifie pas ; un dossier envoyé à sept adresses ne se rappelle pas.
Tout se joue à l’ouverture de la campagne, dans des décisions qui prennent chacune quelques minutes : figer la grille, nommer les évaluateurs, fixer la durée de conservation, décider où vivent les dossiers. C’est peu de travail au bon moment, et beaucoup au mauvais.